فهرست مطالب
پی دی اف یکی از محبوب‌ترین فرمت‌های فایل مورد استفاده است. چرا؟ ساده است! این فرمت حجم کمتری نسبت به بقیه فرمت‌ها می‌گیرد، شکل ظاهری آن در همه دستگاه‌ها با هر سیستم عاملی ثابت است و هر سیستمی از تمام نسخه‌های پی دی اف پشتیبانی می‌کند. بنابراین اگر یک فایل ورد داشته باشید و بخواهید آن را نگهداری یا ارسال کنید احتمالا تصمیم می‌گیرید پیش از هر کاری به پی دی اف تبدیلش کنید. اما چگونه؟ شاید در ظاهر کار سختی نباشد اما شرایطی وجود دارد که همین کار نسبتا ساده با مشکلاتی روبرو می‌شود. در این مقاله همه راه‌های تبدیل ورد به پی دی اف را بررسی می‌کنیم؛ اما پیش از آن بیایید ببینیم اصلا چرا لازم است ورد را به پی دی اف تبدیل کنیم؟ با ما همراه باشید.
چرا بهتر است ورد را به پی دی اف تبدیل کنیم؟
به‌طور کلی، فایل‌های پی دی اف نسبت به ورد برتری‌هایی دارند. مثلا:
- فایل‌های پی دی اف را نمی‌توان به راحتی دست‌کاری کرد و برای ایجاد تغییرات بر روی آن‌ها، نیاز به نرم‌افزارهای خاص و بعضا پرداخت هزینه است.
- این فرمت نسبت به ورد حجم کمتری دارد. البته ممکن است وقتی که یک سند طولانی را در آن آماده می‌کنیم حجم بالایی را اشغال کند اما در حالت کلی سبک‌تر است.
- فایل ورد در همه سیستم‌ها به‌صورت یکسان اجرا نمی‌شود. مثلا ممکن است یک سیستم دیگر فونتی که شما استفاده می‌کنید را نداشته باشد. یا جدولی که طراحی کرده‌اید در یک گوشی همراه کاملا به‌هم‌ریخته نمایش داده شود. فرمت پی دی اف تمامی تنظیمات را ثابت نگه می‌دارد و در هر سیستمی به‌شکل ثابت و مورد نظر شما اجرا می‌شود.
- اغلب فایل‌ها مانند اکسل، پاورپوینت و ورد به‌راحتی قابل تبدیل به پی‌دی‌اف هستند و در بیشتر سیستم‌ها به‌سادگی نمایش داده می‌شوند.
- می‌توانید برای این فایل رمز بگذارید تا همه به محتوای آن دسترسی نداشته باشند.
چطور ورد را به پی دی اف تبدیل کنیم؟ (تمامی روش‌ها)
اگر قصد ارسال رزومه، اسناد قانونی، فایلی جهت چاپ حرفه‌ای و موارد مشابه را دارید قطعا پی‌دی‌اف بهترین گزینه شماست. برای تبدیل فایل ورد به پی دی اف نیز روش‌های مختلفی در ویندوز، مک، اندروید و ios وجود دارد. ما همه این موارد را بررسی خواهیم کرد.
تبدیل ورد به پی دی اف در ویندوز؛ آفیس
این روش سرراست‌ترین راه برای تبدیل word به pdf است. در این روش، فایل ورد را مستقیما به فرمت پی دی اف ذخیره می‌کنیم. برای این کار سه راه وجود دارد:
روش اول، ذخیره مستقیم:
1. فایل ورد مورد نظرتان را باز کنید.
2. بعد از آن‌که کارتان تمام شد و فایل آماده گرفتن خروجی شد، از منوی بالای صفحه، گزینه فایل را انتخاب کنید.
3. بر روی Save As بزنید و لوکیشن مورد نظرتان را انتخاب کنید.
4. نام مناسبی برای فایل انتخاب کنید و در قسمت فرمت، PDF را بزنید.
5. اگر قصد افزودن رمز را ندارید کلید ذخیره را بزنید، در غیر این صورت از کلید تنظیمات (Options) استفاده کنید.
6. در تب جدید به دنبال گزینه رمز (Passwords) بگردید و بعد از تایید، رمز مورد نظرتان را وارد و تکرار کنید.
7. تایید را بزنید. در این قسمت می‌توانید انتخاب کنید که بعد از ذخیره فایل، فرمت پی دی اف آن به‌صورت خودکار باز شود یا نه.
8. تمام شد. پی دی اف شما آماده است!
روش دوم، استفاده از دکمه Export:
1. برای استفاده از این روش مانند مورد قبلی، ابتدا File را بزنید.
2. گزینه Export را انتخاب کنید.
3. دکمه Create PDF/EXPS را انتخاب کنید.
4. نام مناسبی بر روی فایلتان بگذارید و دکمه انتشار (Publish) را بزنید.
روش سوم، استفاده از گزینه Print:
1. برای تبدیل ورد به پی دی اف از این طریق، از بالای صفحه ورد، File را انتخاب کنید.
2. روی گزینه Print کلیک کنید.
3. تمامی تنظیمات مربوط به صفحه از جمله عمودی یا افقی بودن در این قسمت قابل تغییر است. بعد از اعمال تغییرات مورد نظر و بررسی نمایش نهایی فایل، گزینه Print را بزنید.
4. فایل را با نام مورد نظرتان ذخیره کنید.
تبدیل ورد به پی دی اف در ویندوز؛ گوگل‌درایو
در این روش باید به اکانت جیمیل‌تان وارد شوید. پیشتر آموزش داده‌ایم که چطور اکانت جیمیل بسازید.
1. بر روی آدرس سایت گوگل درایو کلیک کنید.
2. گزینه Sign in را انتخاب کرده و وارد اکانت جیمیل‌تان بشوید.
3. از بالا سمت چپ صفحه، علامت به‌علاوه (New) را انتخاب و افزودن فایل را بزنید.
4. فایل مورد نظرتان را آپلود کنید و بعد از اتمام بارگذاری، آن را در فضای گوگل درایو اجرا کنید. (دو بار روی آن کلیک کنید.)
5. از قسمت File بر روی گزینه download و سپس PDF Document بزنید.
6. به‌همین سادگی، فایل را در لوکیشن مورد نظر ذخیره کنید.
تبدیل ورد به پی دی اف در کامپیوتر و گوشی؛ ابزار آنلاین
با وجود روش‌های مختلف برای تبدیل ورد به پی دی اف از طریق آفیس، گاهی خروجی ما آن‌طور که می‌خواهیم نیست. یا فایل بعد از اجرا به هم می‌ریزد. در چنین شرایطی می‌توانیم از ابزار آنلاین برای گرفتن خروجی Pdf از فایل Word استفاده کنیم. این سایت‌ها ساز و کار ساده‌ای دارند که در ادامه استفاده از یکی از آن‌ها یعنی آنلاین‌تو‌پی‌دی‌اف را آموزش می‌دهیم:
1. از سایت Online2pdf به قسمت تبدیل ورد به پی دی اف وارد شوید.
2. فایل(ها) را از قسمت Select Files انتخاب کنید.
3. تبدیل (Convert) را بزنید.
4. لوکیشن مورد نظر برای ذخیره فایل را انتخاب کنید.
برای کمک گرفتن از ابزار آنلاین، از سایت‌های iLovePDF، FreePDFConvert و smallPDF نیز می‌توانید استفاده کنید. تمامی این سایت‌ها را از طریق گوشی‌های هوشمند نیز می‌توانید به کار ببرید.
تبدیل ورد به پی دی اف در گوشی اندروید و IOS
برای تبدیل word به pdf در گوشی‌های هوشمند، ابتدا باید اپلیکیشن Word Office را دانلود کنید. (البته اگر به‌صورت پیش‌فرض روی گوشی‌تان نداشته باشید.) سپس:
1. فایل ورد را باز کنید و از بالای صفحه، روی سه نقطه بزنید.
2. گزینه Print را انتخاب کنید.
3. فایل پی دی اف شما ساخته است و کافی است آن را در لوکیشن مورد نظر خود ذخیره کنید.
تبدیل ورد به پی دی اف در گوشی؛ اپلیکیشن
اپلیکیشن‌های معتبر و محبوبی برای تبدیل فایل‌ها به فرمت‌های متفاوت وجود دارند. برای تبدیل ورد به پی دی اف می‌توانید از اپلیکیشن iLovePDF یاWord to PDF Converter استفاده کنید، لینک دانلود این دو برنامه تبدیل فرمت را برایتان قرار داده‌ایم:
اگر بعد از تبدیل ورد به پی دی اف تنظیمات آن به هم ریخت چه کنیم؟
فرض کنید فایل ورد شما آماده است و از روش‌های گفته شده آن را به پی دی اف تبدیل می‌کنید. وقتی صفحه نهایی مقابل شما باز می‌شود با جدول‌های به هم ریخته و نامرتب روبرو می‌شوید. در یک لحظه انگار نتیجه کارتان را می‌بینید که با خاک یکسان شده است! اما نگران نباشید! اتفاق مهمی نیفتاده! چند راهکار در این شرایط وجود دارد که حتما یکی از آن‌ها برای درست کردن پی دی اف شما کمکتان خواهد کرد.
- پیش از آن‌که فایل ورد را به‌صورت پی دی اف ذخیره کنید، در قسمت تنظیمات، مشابه آن‌چه در روش سوم (استفاده از گزینه Print) گفته شد، ساختار صفحات را مرتب کنید. همچنین به ابعاد و طرز نمایش کلمات دقت کنید. بعد از تغییرات لازم، فایل را ذخیره کنید.
- گاهی مشکل از نسخه ورد مورد استفاده شماست. در این صورت در قسمت Export مشابه آن‌چه در روش دوم گفته شد، این‌بار گزینه Change File Type را بزنید و ورژن‌های دیگر ورد را امتحان کنید. سپس فایل در نسخه جدید را به پی دی اف تبدیل کنید.
- استفاده از سایت‌ها برای تبدیل آنلاین ورد به پی دی اف نیز روش دیگری است که احتمالا جلوی به هم ریختن شکل ورد در قالب پی دی اف را می‌گیرد.
جمع‌بندی
چند بار تابه‌حال اتفاق افتاده که از یک فایل ورد برای ارائه یا انتقال سندی استفاده کرده‌اید و بعد از تغییرات متنتان در دستگاه جدید متعجب شده‌اید؟ پی دی اف فرمتی قابل اعتمادتر و باثبات‌تر از ورد است. استفاده از این فرمت برای ارسال مطالب مهمی مانند رزومه یا اسناد، رفتار حرفه‌ای‌تری است. به‌علاوه دیگر نیازی نیست نگران به هم ریختن شکل فایلتان باشید. امیدواریم روش‌های این مقاله به شما کمک کرده باشد که فایل‌هایتان را با موفقیت به پی دی اف تبدیل کنید. می‌توانید پرسش‌های دیگر خود را با ما در میان بگذارید؛ کارشناسان ایران‌لرن در اولین فرصت پاسخگوی شما خواهند بود.
