آموزش کار با برنامه اکسل

سل یکی از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای موجود است. این نرم افزار توانمند آن‌قدر خوب و کامل است که اگر کار با آن را بلد نباشید فرصت‌های بسیاری را از خودتان گرفته‌اید! البته هیچوقت برای آموزش و پیشرفت دیر نیست. می‌توانید همین امروز و از همین‌جا شروع کنید. در این مقاله به آموزش برنامه اکسل می‌پردازیم و کار با اکسل را یادتان می‌دهیم. اگرچه می‌توانید حدس بزنید که اکسل خیلی گسترده‌تر از این‌هاست که بتوانیم با یک یا حتی چند مقاله تمام قسمت‌های آن را پوشش بدهیم. هدف از این مقاله آشنایی کلی و اجمالی با این نرم‌افزار کاربردی است. پس با ما همراه باشید تا ببینیم اصلا از کجا باید شروع کنیم!

اکسل چیست؟

انجام سریع محاسبات روی حجم بالای اطلاعات، رسم انواع جدول‌ها و نمودارها برای آموزش، تحلیل و ارائه داده‌ها و حتی استفاده از فرمول‌های مختلف برای تغییر داده‌ها همه و همه با اکسل امکان‌پذیر هستند! البته قابلیت‌های نرم‌افزار همین‌جا تمام نمی‌شود! فرض کنید چند صفحه حاوی اطلاعات مرتبط داشته باشید و بخواهید آن‌ها را ادغام کنید؛ چه کسی به کمک شما می‌آید؟ آفرین! قطعا اکسل! چه کسی شب‌های قبل از ارائه پابه‌پای شما بیدار می‌ماند و کمکتان می‌کند اطلاعات را دسته‌بندی کنید؟ اکسل! برای سر و سامان دادن به اسناد حسابداری و مالی، کدام همکاری به سرعت برق و باد همه محاسبات را انجام می‌دهد و با جدول‌های زیبا و قابل فهم در اختیارتان می‌گذارد؟ بدون شک اکسل!

اکسل نرم افزاری است که در صفحات مختلف، داده‌های گوناگونی را ذخیره می‌کند، تغییرات متنوعی به خواست شما روی داده‌ها انجام می‌دهد و در نهایت آن‌ها را به اشکال مختلفی مثل جدول و نمودار در اختیار شما می‌گذارد. بیشترین کاربرد اکسل در امور مالی و حسابداری است با این‌حال هر فردی در هر موقعیت شغلی یا تحصیلی می‌تواند از این برنامه سود ببرد.

آموزش کار با برنامه اکسل

بگذارید از ابتدای راه شروع کنیم. قبل از اینکه به رسم جدول و نمودار برسیم، اول ببینیم چطور می‌توانیم یک صفحه اکسل ایجاد کنیم؟

1. ایجاد و ذخیره صفحه اکسل

برای این کار، از منوی استارت برنامه اکسل را جستجو و سپس اجرا کنید. حالا از تب Home، روی گزینه Blank Workbook بزنید تا یک صفحه خالی ایجاد شود.

صفحه اکسل را می‌بینید. برای نوشتن روی این صفحه کافیست روی یک سلول کلیک کنید و بنویسید. قسمت بالایی اکسل که با حروف انگلیسی نمایش داده می‌شوند ستون‌های اکسل هستند و قسمت عمودی و کناری، به ردیف‌های اکسل اختصاص یافته است که با اعداد نشان داده می‌شوند. برای افزودن ردیف یا ستون کافی است روی یکی از این دو نوار کلیک‌راست کنید و گزینه Insert را بزنید.

بعد از آن‌که کارتان با آن تمام شد باید ذخیره‌اش کنید. برای ذخیره کردن اکسل بر روی File بزنید. از قسمت چپ پنجره باز شده، بر روی Save as کلیک کنید و لوکیشن مورد نظر برای ذخیره فایل را انتخاب نمایید. در این قسمت می‌توانید تعیین کنید فایل اکسل شما با چه فرمتی ذخیره شود.

همچنین اگر می‌خواهید در همین فایل اکسل فعلی، یک صفحه (Sheet)  دیگر داشته باشید از قسمت پایینی صفحه اکسل روی علامت به‌علاوه (New Sheet) کلیک کنید. بعد از اینکه صفحه ایجاد شد می‌توانید روی متن آن بزنید و برای آن اسم دیگری بگذارید.

2. رسم جدول ساده در اکسل

در این مرحله از آموزش برنامه اکسل، بیایید یک جدول ساده با هم رسم کنیم و بعضی از تنطیمات را در همین حین یاد بگیریم. برای رسم جدول ابتدا باید تعداد داده‌ها را تعیین کنیم. فرض کنید می‌خواهیم نمرات آمار و جامعه‌شناسی 10 دانشجوی کارشناسی را در یک جدول رسم کنیم. برای این کار ما 10 دانشجو داریم و 2 نمره، یک ردیف هم برای قرار دادن تیترها و یک ستون برای وارد کردن نام دانشجویان لازم داریم. بنابراین جدول ما 3 ستون و 11 ردیف خواهد داشت. حالا از سلول اول اکسل به اندازه 3 ستون به جلو و 11 ردیف به پایین می‌کشیم و رها می‌کنیم. سپس از نوار بالایی و تب Home، گزینه Format as a table را انتخاب می‌کنیم. طرح‌های مختلفی برای کشیدن جدول در اکسل وجود دارد که می‌توانیم یکی از آن‌ها را انتخاب کنیم.

در تب تنظیمات بازشده، گزینه My Table has headers را می‌زنیم و تنظیمات را تایید می‌کنیم. با دو بار کلیک بر روی هر کدام از سلول‌ها می‌توانیم متن یا فرمول مورد نظرمان را داخل آن بنویسیم. در اکسل برای اشاره به هر سلول ابتدا نام ستون و سپس شماره ردیف را می‌نویسیم. برای مثال B5 سلولی است که در تقاطع ستون B (دوم) و ردیف پنجم قرار گرفته است.

از قسمت Table Design و Table Style Optionsمی‌توانیم تنظیمات جدول را تغییر بدهیم. همچنین از فلش کوچک کنار تیترها، می‌توانیم تعیین کنیم که نوشته‌های پایینی بر چه اساسی منظم شوند. (حروف الفبا، از اول به آخر یا از آخر به اول) همچنین از همین قسمت می‌توانیم داده‌ها را فیلتر کنیم و تنها بعضی از آن‌ها را برای نمایش انتخاب نماییم.

برای تغییر فونت، رنگ و اندازه نوشته‌ها، کافی است کل سلول‌ها را بکشیم و از تب Home، قسمت Font تغییرات مورد نظر را اعمال کنیم.

3. فرمول نویسی در اکسل

یکی دیگر از قابلیت‌های استثنایی اکسل همین فرمول نویسی است! برای نوشتن فرمول در اکسل روی یک سلول دو بار کلیک کنید و علامت مساوی (=) را بنویسید. حالا هر فرمول یا تابعی که وارد کنید اکسل جوابش را مستقیما روی سلول نمایش می‌دهد! ساده‌ترین فرمول، جمع کردن چند سلول با یکدیگر است. فرض کنید در یک جدول مخارج ماهانه یک خانواده را ثبت کرده‌ایم:

حالا می‌خواهیم در سلول C15 مجموع هزینه‌ها را جمع بزنیم. برای این کار از تابع Sum استفاده می‌کنیم. ابتدا روی سلول کلیک کرده و علامت مساوی (=) را تایپ می‌کنیم. سپس تابع sum را به شکل زیر می‌نویسیم:

=Sum(

برای تکمیل تابع، از اولین سلول زیر «مبلغ/تومان» می‌کشیم و تا سلول انتهایی ادامه می‌دهیم. حالا پرانتز را می‌بندیم و اینتر را می‌زنیم.

اکسل تابع‌های متنوعی دارد که می‌توانیم برای آسان کردن کارهایمان و محاسبات سریع‌تر از آن‌ها استفاده کنیم. در مقاله‌های آموزش تابع Countif، آموزش کار با تابع Sumif و آموزش تابع Vlookup از آموزش برنامه اکسل می‌توانید درباره این توابع بیشتر بخوانید.

همچنین می‌توانید بعد از کلیک بر روی یک سلول و قرار دادن علامت مساوی، عملیات مورد نظرتان را وارد کنید. مثلا قصد دارید مجموع هزینه خرید سوپرمارکتی را با میوه جمع کنید و ببینید مجموعا از هزینه رستوران چقدر تفاوت دارد. در این صورت روی سلولی کلیک کنید، علامت مساوی را بزنید، روی مبلغ خرید سوپرمارکتی بزنید، علامت به‌علاوه (+) را تایپ کنید، روی مبلغ میوه بزنید، علامت منها (-) را تایپ کنید، روی قیمت رستوران کلیک کنید و Enter را بزنید. حاصل این عملیات محاسبه خواهد شد:

4. آشنایی با ابزارهای اکسل

در قسمت بالایی اکسل نواری وجود دارد که شامل چند تب مختلف است. هر کدام از این تب‌ها، ابزارهای مختلفی برای ایجاد قابلیت‌های گوناگون دارند. در این قسمت می‌خواهیم به‌طور اجمالی آن‌ها را بررسی کنیم.

قسمت اول یا همان File نواری است که برای ذخیره کردن یا باز کردن فایل‌های دیگر اکسل استفاده می‌شود. برای پرینت گرفتن از فایل اکسل نیز باید از همین قسمت اقدام کنید.

قسمت دوم یا Home به تغییرات متنی اختصاص دارد. تغییر فونت، اندازه، رنگ متن‌ها، راست‌چین و چپ‌چین کردن نوشته‌ها، افزودن فرمت‌های مختلف به متن (مانند درصد، پیشوندهای ریال و تومان و اضافه کردن اعشار) همگی در این قسمت قابل تنظیم هستند.

قسمت سوم یا Insert برای افزودن Pivot Table، تصاویر، جدول و انواع نمودار در اکسل به‌کار می‌رود. همچنین نمادهای مختلف که خصوصا در فرمول نوشتن مورد استفاده قرار می‌گیرد در انتهای این نوار قرار دارند.

در قسمت چهارم یا Page Layout می‌توانید تنظیمات کلی صفحه را تغییر بدهید. اگر می‌خواهید اکسل شما راست‌چین شود باید از همین‌جا و از طریق کلید Sheet-Left-To-Right آن را تنظیم کنید.

این بخش به فرمول‌ها اختصاص دارد. انواع فرمول‌های آماده را می‌توانید در این بخش (Formula) مشاهده کنید و از آن‌ها استفاده نمایید.

قسمت بعدی Data است که برای بازخوانی اطلاعات از سایر منابع استفاده می‌شود. اگر یک فایل با فرمت متفاوتی دارید می‌توانید از این قسمت آن را به اکسل وارد کنید.

قسمت Review همان‌طور که از اسمش پیدا است به بازبینی فایل کمک می‌کند. اگر می‌خواهید یک دیتای خاص را پیدا کنید یا با اطلاعات دیگری جایگزین نمایید به این تب نیاز دارید.

می‌خواهید صفحات اکسل را چطور ببینید؟ نزدیک‌تر؟ دورتر؟ حالت چهارخانه‌اش را می‌خواهید بردارید؟ به تنظیمات نوار ابزاری View مراجعه کنید!

و دو بخش نهایی نوار که به پشتیبانی اختصاص پیدا کرده‌اند. شما می‌توانید هر عبارتی را در این نوار جستجو کنید تا اکسل نزدیک‌ترین پاسخ‌ها را در اختیارتان قرار بدهد. همچنین هرگونه مشکلی را می‌توانید از قسمت Help پیگیری کنید. برای نمونه کلمه shot را سرچ کرده‌ایم و گزینه گرفتن اسکرین‌شات به نمایش درآمده است.

جمع‌بندی

همان‌طور که در ابتدای مقاله گفتیم، آموزش برنامه اکسل گسترده‌تر و پیچیده‌تر از آن است که به کمک متن‌های نوشتاری و در چند صفحه بتوانیم آن را پوشش بدهیم. برای آموزش پیشرفته اکسل بهتر است از دوره‌های جامع و کاربردی اساتید آن بهره ببرید و در کنار آن به تمرین اکسل بپردازید. در این مقاله سعی کردیم به‌صورت مقدماتی آموزش سریع و آسان اکسل را قرار بدهیم. امیدواریم به سوالات شما پاسخ داده‌باشیم. پرسش‌های بیشتر را می‌توانید از قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.