فهرست مطالب
تابه‌حال برایتان اتفاق افتاده که بخواهید تعداد سلول‌های جدولی در اکسل را با رعایت یک شرط خاص بشمارید؟ مثلا جدولی از فیلم‌های سینمایی پیش روی شماست که قصد دارید جدیدترین گزینه‌ها را در اولویت تماشا بگذارید. تعداد ردیف‌های این جدول تا حدی زیاد است که نمی‌توان به‌صورت تک‌تک فیلم‌ها را انتخاب کرد. در چنین شرایطی تابع Countif و Countifs به کمک شما می‌آیند تا شمارش دقیقی از متغیرهای دلخواهتان داشته باشید. این دو تابع می‌توانند کاربردهای مهم‌تری نیز داشته باشند. خصوصا در امور مالی یا وضعیت کارکنان یک سازمان بزرگ که با جدول‌های زیادی روبرو هستیم، این تابع به سازمان‌دهی داده‌ها کمک قابل توجهی می‌کند.
تابع Countif چیست؟
توابعی در اکسل که یک «اگر» (if) به دنبال دارند عملکردی مشابه تابع اصلی با قابلیت گزینش شرطی را ارائه می‌دهند. برای نمونه در مقاله آموزش Sumifs بررسی کردیم که این تابع به محاسبه مجموع چند داده (عملکرد Sum) با قید یک یا چند شرط می‌پردازد. عملکرد تابع Countif نیز مشابه است. این تابع تعداد سلول‌ها با یک قابلیت مشابه را می‌شمارد.
تابع Countif به زبان ساده:
=Countif(شرط مورد نظر, محدوده داده‌هایی که می‌خواهیم تعداد آنها را بشماریم)
در ادامه چند مثال از کاربرد این دو تابع را مشخص کرده‌ایم که با مرور آنها با ساز و کار آن بیشتر آشنا می‌شوید.
آموزش تصویری تابع Countif در اکسل
فرض کنید جزییات مرخصی نیروی یک شرکت خصوصی را به‌صورت زیر ثبت کرده‌ایم. در ستون اول کارکنان شرکت آورده شده‌اند و در ستون دوم روز مرخصی آنها را نوشته‌ایم. حال قصد داریم به‌عنوان نمونه، تعداد مرخصی‌های منشی در این بازه زمانی را محاسبه کنیم.
جدول کوچک‌تری رسم می‌کنیم و روی سلول تعیین شده، فرمول Countif را تایپ می‌نماییم:
در این شرایط تابع countif با دو متغیر به کمک ما خواهد آمد:
1. متغیر اول؛ محدوده جستجو (Range)
در این مرحله از آموزش تابع countif در اکسل، ستونی که قصد داریم متغیر در آن شمارش شود را انتخاب می‌کنیم. دقت داشته باشید که این ستون باید به‌صورت بازه (از سلول اول تا سلول آخر) انتخاب شود، هر دو سلول باید مربوط به یک ستون باشند و بین آنها از دونقطه (:) استفاده شده باشد:
=COUNTIF(B3:B34
سپس از علامت کاما (,) استفاده می‌کنیم.
2. متغیر دوم؛ عبارت (عدد، متن و…) مورد نظر (Criteria)
در مرحله دوم، آن‌چه می‌خواهیم تعدادش شمرده شود را وارد می‌کنیم. می‌توانیم مستقیما خود عبارت را داخل گیومه وارد کنیم یا روی سلول مورد نظر کلیک کنیم تا وارد تابع countif ما شود:
=COUNTIF(B3:B34, "منشی")
سپس Enter را می‌زنیم.
دومین مثال تابع countif در اکسل
حالا فرض کنید در مثال قبلی می‌خواهیم مجموع مرخصی‌های کارمندان را محاسبه کنیم یعنی ببینیم کارمند اول، دوم و سوم مجموعا چند روز مرخصی گرفته‌اند. در این حالت فرمول تابع countif را به شکل زیر می‌نویسیم:
=COUNTIF(B3:B34,
حالا متغیر مورد نظر را به این‌شکل وارد می‌کنیم:
=COUNTIF(B3:B34, "کارمند *")
علامت ستاره بعد از واژه کارمند نشان می‌دهد قصد داریم انواع کارمندان با هر پیشوند موجودی را شمارش کنیم:
مثالی از تابع Countifs
تابع countifs در اکسل عملکردی مشابه countif دارد با این تفاوت که در countifs می‌توانیم بیش از یک شرط برای شمارش متغیرها در نظر بگیریم. فرض کنید می‌خواهیم تعداد شنبه‌هایی که کارمندان مرخصی گرفته‌اند را شمارش کنیم. در این مثال دو شرط وجود دارد:
- شرط اول کارمند بودن نیرو برای شمارش تعداد مرخصی‌ها است.
- شرط دوم شنبه بودن روز مرخصی است.
بنابراین ابتدا تابع را به این شکل می‌نویسیم:
=COUNTIFS(B3:B34, "کارمند *",
در انتهای فرمول countifs از کاما استفاده می‌کنیم زیرا هنوز کار ما به پایان نرسیده است. سپس فرمول را به این شکل ادامه می‌دهیم:
=COUNTIFS(B3:B34, "کارمند *", C3:C34,
در این مرحله ستون مربوط به روز مرخصی را اضافه کرده‌ایم زیرا قرار است در این ستون شمارش را ادامه بدهیم. سپس روز شنبه را داخل گیومه وارد می‌کنیم:
توجه داشته باشید وقتی از تابع countifs و چند شرط متفاوت استفاده می‌کنید داده‌های نهایی حتما تمامی این شرط‌ها را تک‌به‌تک برآورده می‌کنند. درواقع در مثال قبلی ما داده‌هایی را شمردیم که «هم» مربوط به کارمندان باشد و هم روزهای «شنبه» را در نظر بگیرد. اگر بخواهیم هر داده‌ای که تنها یکی از این شروط را داشت شمرده شود باید از دو تابع جدای countif استفاده کنیم و سپس حاصل‌جمع آنها را محاسبه نماییم.
شمارش داده‌های مربوط به مرخصی «کارمندان» یا مرخصی در روز «شنبه»:
=SUM(COUNTIF(B3:B34, "کارمند *"), COUNTIF(C3:C34, "شنبه"))
برای این کار ابتدا از تابع می‌خواهیم مرخصی کارمندان را محاسبه کند، سپس مرخصی‌های روز شنبه را بشمارد و در نهایت با تابع Sum این دو را جمع بزند.
مثال دوم از تابع countifs
در این مثال می‌خواهیم استفاده از عملگرها را در تابع countifs آموزش بدهیم. فرض کنید می‌خواهیم تمام روزهایی که نیروی شرکت به مرخصی رفته‌اند را به‌جز شنبه‌ها بشماریم. ستون مربوط به روزهای هفته را به‌عنوان محدوده در تابع قرار می‌دهیم:
=COUNTIF(C3:C34,
سپس شرط مورد نظر را به این شکل می‌نویسیم:
=COUNTIF(C3:C34, "<>"&"شنبه")
در قسمت شرط این فرمول قید کرده‌ایم که «شنبه»ها از شمارش حذف (<>) شوند. استفاده از & این دو متغیر را به هم مرتبط و به‌عنوان یک شرط واحد اجرا می‌کند.
چند نکته مهم هنگام استفاده از تابع countif و countifs در اکسل
در انتها به چند نکته مهم هنگام استفاده از این دو تابع اشاره می‌کنیم:
- فراموش نکنید که کاربرد فرمول countif در اکسل، شمارش تعداد سلول‌ها است. این تابع به محتوای سلول و انجام عملیات بر روی اعداد داخل یک سلول کاری ندارد و منحصرا به شمارش هر واحد سلول می‌پردازد. برای انجام محاسبات بر روی داده‌های داخل سلول‌ها باید از تابع‌های دیگر اکسل مانند Sumif استفاده کنید.
- می‌توانید از عملگرهای ریاضی مانند کوچک‌تر (>)، بزرگ‌تر (<)، مساوی (=)، کوچک‌تر مساوی (>=)، بزرگ‌تر مساوی (<=) و نامساوی (<>) در این تابع استفاده کنید. تنها شرط آن این است که عملگرها را داخل گیومه قرار بدهید.
- طول تابع countif نهایتا 255 کاراکتر می‌تواند باشد.
- برای نشان دادن چند کاراکتر نامشخص می‌توان از علامت «*» به جای آنها استفاده کرد.
- برای نشان دادن عبارتی با یک کاراکتر نامشخص می‌توان به‌جای آن کاراکتر، علامت سوال (؟) گذاشت.
- اگر علامت سوال برای ما کاربرد نکته قبلی را ندارد و صرفا بخشی از یک کلمه است باید از علامت ~ قبل از آن استفاده کرد. مثلا اگر به‌دنبال واژه «WHO?» می‌گردیم که تعداد آن را شمارش کنیم، باید آن را به‌صورت «Who~?» تایپ کنیم تا عباراتی مانند «WHOM» به اشتباه شمارش نشوند.
- تابع نسبت به حروف بزرگ و کوچک حساس نیست بنابراین برای شمارش بر حسب استفاده از این حروف گزینه مناسبی محسوب نمی‌شود.
- تابع countifs در تحلیل مالی بسیار پرکاربرد است. خصوصا برای ارزیابی عملکرد فروشنده‌ها و پیشرفت آنها.
سخن پایانی
در این مقاله به آموزش تابع countifs پرداختیم و امیدواریم به سوالات شما پاسخ داده باشیم. این تابع کاربردی عملکرد نسبتا ساده‌ای دارد و اگر به جزییات آن توجه داشته باشید احتمال خطای آن نسبتا کم و ناچیز است. شما می‌توانید پرسش‌های خود را از طریق قسمت نظرات با ما در میان بگذارید یا با دریافت آموزش اکسل ایران لرن تمام نکات کاربردی دیگر را به صورت جامع دریافت کنید.
